Como calcular o custo de um funcionário da minha empresa em 2022?

Quem é empregador, sabe que contratar um funcionário para sua empresa não é simplesmente assinar a carteira e pagar um salário mensal. O verdadeiro custo de um funcionário pode ultrapassar o dobro do valor de seu salário bruto. O que ocorre é que a legislação trabalhista e o sistema de tributação brasileiro traçam regras em virtude de proteger o trabalhador.

Além de impostos pertinentes ao funcionário, a empresa precisa pagar seus direitos e benefícios, como por exemplo vale-refeição, vale-alimentação, vale-transporte, 13º salário, entre outros.

Para que um empresário consiga realizar uma boa gestão em sua empresa, ele precisa analisar friamente aspectos relacionados às finanças da companhia e, sobretudo, se planejar. Ter noção do custo de um funcionário é fundamental para que seja possível fazer o controle dos gastos da empresa, evitando, assim, surpresas desagradáveis.

O problema, porém, é que nem toda empresa tem o hábito de planejamento e, por conseguinte, acaba trocando os pés pelas mãos, ficando sem condições de arcar com todos os custos exigidos por lei.

Tendo essas informações, a gente enfim te pergunta: você sabe quanto custa cada funcionário de sua empresa? Sabe planejar as finanças para não ficar sem recurso?

Neste artigo, nós do LACOSTA ADVOGADOS falaremos sobre o custo de um funcionário, como se planejar e, principalmente, quais são os riscos que a empresa corre se acaso não honrar com o compromisso. Veja o que você vai encontrar ao longo do texto:

O custo de um funcionário exige planejamento
Qual é o custo de um funcionário?
Custo de um funcionário de empresas optantes pelo Simples Nacional
Custo de um funcionário de empresas optantes pelo Lucro Real ou Lucro Presumido
Mudanças na Legislação Trabalhista
Não cumprir com a legislação traz consequências à empresa
Evite burlar as leis

1) O CUSTO DE UM FUNCIONÁRIO EXIGE PLANEJAMENTO

No Brasil, as legislações trabalhista e tributária são bem complexas e exigentes. Por isso, dentre tantas responsabilidades da empresa, destacamos a importância do conhecimento sobre o custo de um funcionário.

Planejamento é a palavra-chave. Ter essa palavra e sua ideia em mente podem ajudar a empresa não só a entender qual é o momento certo de contratar novos colaboradores, como também avaliar a saúde financeira da companhia para lidar com todas as despesas oriundas dessas novas contratações.

Decerto, esse papel recai ao departamento pessoal da empresa, que precisa estar atento a todas as regras de modo que nenhuma delas seja infringida e se torne motivo para ações trabalhistas na Justiça.

Ademais, cabe ressaltar ainda a importância da contração de uma assessoria jurídica que cuide de todos os assuntos relacionados ao Direito Trabalhista e Direito Tributário. A orientação de advogados especializados nas áreas certamente pode ajudar a empresa a não cometer falhas graves.

2) QUAL É O CUSTO DE UM FUNCIONÁRIO?

Para fazer o cálculo, além do salário mensal do funcionário, é necessário observar duas outras variáveis: impostos e benefícios.

No tocante a impostos, para avaliarmos o custo de um funcionário, a princípio, precisamos analisar o regime tributário em que a empresa optou a seguir. Sabe-se que existem três tipos: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.

Quanto aos benefícios, podemos listar tudo aquilo que a empresa oferece ao trabalhador, como vale-alimentação, vale-refeição, vale-cultura, lanches, entre outros exemplos.

Esses benefícios podem variar de empresa para empresa, exceto o vale-transporte, que não é benefício, e sim uma obrigação. Além disso, é importante frisar que a empresa só pode descontar até 6% do salário bruto do trabalhador.

Os vale-alimentação e vale-refeição são dois outros benefícios cujo descontos também obedecem a um teto. Desse modo, a empresa só pode descontar do salário do trabalhador até 20% do valor pago no vale.

Partindo desse conhecimento prévio, podemos prosseguir com as informações sobre cada um dos regimes tributários em relação ao custo um funcionário.

3) CUSTO DE UM FUNCIONÁRIO DE EMPRESAS OPTANTES PELO SIMPLES NACIONAL

Em resumo, o regime Simples Nacional é aquele criado para atender as microempresas e as empresas de pequeno porte. Por ser um regime com redução de alíquotas e recolhimento simplificado, torna-se melhor para pequenos negócios.

Desse modo, para fazer o cálculo do custo de um funcionário de uma empresa optante pelo Simples Nacional, vamos supor que um funcionário dessa empresa ganhe um salário-mínimo (em 2022, está no valor de R$ 1.212,00). Segue a lista de despesas:

Valores percebidos:

Salário base: R$ 1.212,00;
8% de FGTS mensal: R$ 96,96.

Provisões:

Férias (1/12 avos): R$ 101,00;
1/3 sobre férias (1/12 avos): R$ 33,66;
13º salário (1/12 avos): R$ 101,00;
8% de FGTS sobre as férias, o 1/3 das férias e o 13º salário: R$ 18,85.

Aviso prévio:

Aviso prévio indenizatório (1/12 avos): R$ 101,00;
Férias (1/12 avos): R$ 8,41;
1/3 sobre férias (1/12 avos): R$ 2,80;
13º salário (1/12 avos): R$ 8,41;
8% de FGTS sobre o 13º salário: R$ 0,67;
Multa de 50% do valor do FGTS depositado mensalmente: R$ 57,90.

Custo real mensal: R$ 1.742,66

Observação importante: no cálculo acima, não foram acrescentados os valores correspondentes a benefícios como vale-transporte, vale-alimentação, vale-refeição, entre outros.

Por que considerar mensalmente as despesas com 13º salário e férias?

Mesmo que a empresa não precise pagar todos os meses parcelas soltas do 13º salário e das férias do trabalhador, este adquire o direito de receber esses valores. Portanto, se a empresa guarda mensalmente o dinheiro correspondente a esses direitos adquiridos, certamente não terá problemas ao pagar o funcionário quando chegar o momento certo.

4) CUSTO DE UM FUNCIONÁRIO DE EMPRESAS OPTANTES LUCRO REAL OU LUCRO PRESUMIDO

Por outro lado, existem as empresas que se enquadram no Lucro Presumido ou no Lucro real, cujo faturamento anual é acima de R$ 3,6 milhões de reais. Para fazer o cálculo do custo de um funcionário de uma empresa optante por esses regimes tributários, além das obrigações já impostas no Simples Nacional, são incorporadas alíquotas de terceiros, como veremos a seguir:

20% de INSS (contribuição patronal);
De 1% a 3% de seguro de acidente de trabalho;
2,5% de salário educação;
20% correspondente ao descanso semanal remunerado;
8,33% correspondem ao 13º salário;
3,3% para o “Sistema S” (SEBRAE, SENAI ou SESI);
11,11% correspondente às férias, levando em conta um salário por ano somado de 1/3 de abono.

5) MUDANÇAS NA LEGISLAÇÃO TRABALHISTA

Com a Reforma Trabalhista de 2017 (Lei 13.647/2017), houve mudanças no que diz respeito ao custo de um funcionário. Uma das mudanças que certamente influenciou bastante no quanto o empregador paga por um funcionário foram os novos métodos de contratação de trabalhadores.

O empregador pode contratar funcionários por jornada de trabalho intermitente ou parcial. Dessa forma, os custos serão menores.

Além disso, a lei atual permite a terceirização da atividade-fim das empresas. Isto é, o empregador tem a opção de buscar prestadores de serviços sem que precise fazer contratação direta de funcionários. Assim, a contratação e todas as responsabilidades oriundas dela ficam por conta da empresa terceirizada.

6) NÃO CUMPRIR COM A LEGISLAÇÃO TRAZ CONSEQUÊNCIAS À EMPRESA

Como pudemos ver ao longo do texto, toda empresa tem responsabilidades. As legislações tributária e trabalhista costumam ser bem duras com quem não cumpre suas regras. Por isso, é muito importante que os empresários sigam as normas, sob pena de multas e ações na Justiça.

Acontece que há empresas que têm costume de não pagar os impostos e encargos trabalhistas de seus funcionários, outras, por outro lado, preferem manter seus colaboradores na clandestinidade, sem registrá-los, por acreditarem que vão economizar.

Há ainda aquelas que optam pela contratação de Pessoas Jurídicas (PJ), que, desde a reforma trabalhista, já está legalizada. Os profissionais PJ não têm direito aos benefícios sociais, como 13º salário e férias, por exemplo. Sendo assim, os custos com o empregado são bem menores.

7) EVITE BURLAR AS LEIS

Ainda que o custo de um funcionário seja alto, as empresas precisam entender o planejamento é o melhor caminho para evitar prejuízos. Não adianta querer dar um passo maior do que a perna e acabar agindo fora da lei.

Uma boa assessoria jurídica pode ajudar o empresário a analisar qual é o momento certo de investir em novos funcionários, bem como ter segurança na hora dessas contratações.

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Até a próxima!